Maliye Bakanlığından:
VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ
(SIRA NO: 361)
1. Giriş
213 sayılı Vergi Usul Kanununun
Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile
Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin
oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı
ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve
düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları
belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine
izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri
internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi
iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya
belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu
getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar
ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu
Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul
ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Anılan yetkiye istinaden, Vergi
Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan,
muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı
bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin
oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve
ibrazına ilişkin usul ve esaslar aşağıdaki gibi
belirlenmiştir.
2. Kullanılan Terimler
Elektronik ortamda tutulacak
defter ve belge uygulamasında kullanılacak olan terimler
aşağıda tanımlanmıştır.
Başkanlık: Gelir İdaresi
Başkanlığıdır.
Elektronik Kayıt: Elektronik
ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan,
elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en
küçük bilgi öğesidir.
Elektronik Belge: Şekil
hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa göre
düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren
elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik Defter: Şekil
hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa göre
tutulması zorunlu olan defterlerde yer alan bilgileri kapsayan
elektronik kayıtlar bütünüdür.
Veri Dönemi:
Hesap dönemi başından itibaren, başka bir dönem tespit
edilmediği durumda, aylık veya üçer aylık periyotlara bölünmüş
kayıt dönemleridir.
Veri Formatı: Elektronik defter ve
belge sistemlerindeki verilerin Başkanlığa gönderilmesinde
birlik sağlanabilmesi için hazırlanan standart formattır.
3. Uygulamadan Yararlanabilmeye
İlişkin Usul ve Esaslar
Söz konusu uygulamadan yararlanmak
için başvuran mükelleflerin, aşağıdaki şartları sağlamaları
halinde, kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasına
geçmeleri için Başkanlıkça izin verilebilecektir.
1 - Bilanço esasına göre defter
tutulmalıdır.
2 -
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım,
yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunmalıdır.
Elektronik ortamda tutulacak
defter ve belge uygulamasından yararlanmak isteyen
mükelleflerin izleyecekleri prosedür aşağıda belirlenmiştir.
1 - Uygulamadan faydalanmak
isteyen mükelleflerin; elektronik ortamda tutmak istedikleri
defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini
oluşturan donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl
oluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem
güvenliklerini içeren bir rapor hazırlamaları ve elektronik
defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve
gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde
Başkanlığa göndermeleri gerekmektedir.
2 - Başvuru üzerine işyerinde
Başkanlık personelince yapılacak tespitten sonra, şartları
taşıyan mükelleflerle Başkanlık arasında bir protokol
yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık dönemine
başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine bildirilecektir.
3 - Hazırlık döneminin mükellef
için yeterli olmaması halinde, döneme ilişkin süre Başkanlıkça
uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem her halükarda 5 yıldan
fazla sürmeyecektir. Hazırlık dönemi içinde mükellefler,
sadece elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve
belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında
tutacaklardır.
4 - Hazırlık dönemini başarı ile
geçiren mükellefe, elektronik defter ve belge uygulaması için
bir izin belgesi verilecektir. Mükellefler, yapılan protokolde
belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini yalnızca
elektronik ortamda tutabileceklerdir.
İzin alan mükellefler alış ve
gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri içerecek
şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca
bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza
edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı matbaalarda bastırmak
veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi Usul Kanunu
uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin aslını,
kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek, ancak bu
belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekilde
elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza
edeceklerdir.
4. Elektronik Defter ve Belge
Sisteminin Özellikleri
Elektronik defter ve belge
sisteminin, elektronik defter ve belgelerin değiştirilememesi,
bozulamaması, silinememesi, okunamaz hale getirilememesi,
erişilememesi konularında önlemler içeren kontrol
mekanizmaları bulunmalıdır.
Elektronik defter ve belge
sistemi, elektronik defter ve belgelerin çağrılması ve
basılması işlemlerini de yapmalıdır. Sistem, elektronik defter
ve belgelerin eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt
baskılarını üretebilme imkanına da sahip olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve
belgeleri Başkanlığın belirleyeceği dönemlerde ve bu Tebliğin
6 ncı bölümünde belirtildiği şekilde DVD-R’lara kaydedecekler
ve Başkanlığa (Gelir İdaresi Başkanlığı, Yeni Ziraat
Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16, 06110 Dışkapı / ANKARA)
göndereceklerdir.
5. Uyulması Zorunlu Diğer
Hususlar
Mükellefler, vergi inceleme
elemanlarınca işyerinde vergi incelemesine başlanması halinde,
inceleme elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve
yazılımlar, terminallere ulaşım imkanları ve uzman personel
gibi) sağlamak zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım,
dosya, personel, dokümantasyon vb.den müteşekkil elektronik
defter ve belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya
tamamen vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler. Ayrıca
sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi halinde, en geç üç iş
günü içinde Başkanlığa haber verilmesi gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve
belge sistemine ilişkin bilgisayar kayıtlarındaki zarar görme
veya işlem görememe ve değişiklik hallerini, Başkanlığa 15 gün
içinde bildirerek zarar gören kayıtlarını ayrıntılı olarak
açıklamak ve bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin
ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar. Ancak mükelleflerin,
sistemde değişiklik yaratmayan hususları bildirmelerine gerek
bulunmamaktadır.
Örnek 1:
Mükellef A, elektronik kayıtlarını
izlediği bilgisayar programının yerine yeni bir program satın
almış olup, yeni ile eski program birbirleri ile uyumlu
bulunmamaktadır. Eski kayıtlar mükellefin mevcut bilgisayar
donanımında işleme tabi tutulabilmekte olduğundan Başkanlığın
bu konuda bilgilendirilmesine gerek yoktur.
Örnek 2:
Mükellef B, elektronik
kayıtlarının yapıldığı ve saklandığı bilgisayar donanım ve
sistemini yenisi ile değiştirmiş olup, eski kayıtlar yeni
sistemde işleme tabi tutulamamaktadır. Bu durumda Mükellef B,
Başkanlığı bilgilendirmek ve eski kayıtların işlenebilmesi
için gerekli planını sunmak zorundadır. Bunun sağlanabilmesi
için mükellef; eski kayıtlarını yeni sistemde işlenebilecek
şekilde formatlamalı veya eski kayıtlarını bu Tebliğdeki
şartlara uygun biçimde işleme tabi tutabilecek bir üçüncü kişi
ile anlaşma yapmalıdır.
6. Elektronik Kayıtları İçeren
DVD-R’ların Nitelikleri ve Başkanlığa Gönderilmesi
Bu uygulamadan yararlanan
mükellefler, elektronik defter ve belgelerini istedikleri
programda ve formatta tutabileceklerdir.
Başkanlığa gelen verilerde birlik
sağlanabilmesi için mükelleflerin, Başkanlıktan temin
edecekleri veri formatını kullanmaları zorunlu olup;
elektronik defter ve belge verileri, bu formatta ve bir defa
yazılabilen DVD-R’lara kaydedilerek (protokolde belirlenen
esaslar çerçevesinde) Başkanlığa gönderilecektir.
Mükellefler, Başkanlığın
belirleyeceği dönemleri içeren verilerin yer aldığı DVD-R’ları,
verilerin ait olduğu dönemi takip eden ayın en son günü
akşamına kadar Başkanlığa elden veya iadeli taahhütlü posta
ile göndermek zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen
DVD-R’lar Başkanlıkça (belirlenen formata uygun olarak
hazırlanıp hazırlanmadığı yönünde) bir ön denetime tabi
tutulacaktır. Ön denetim sonucunda, DVD-R’ların istenilen
formata uygun olmadığının anlaşılması halinde durum mükellefe
bildirilecek ve mükellefler verilen süre içerisinde gerekli
düzeltmeleri yaparak yeni DVD-R’ları Başkanlığa
göndereceklerdir.
7. Elektronik Verilerin
Muhafaza ve İbrazı
Başkanlıkça ön denetime tabi
tutularak, belirlenmiş olan formata uygunluğu kabul edilen
veriler, vergi kanunları karşısında kağıt ortamında tutulan
defter ve belgeler gibi kabul edilecektir.
Vergi Usul Kanununda ve diğer
vergi kanunlarında yer alan defter (tasdike ilişkin hükümler
hariç), kayıt ve belgelere ilişkin hükümler elektronik defter
ve belgeler için de geçerlidir.
Mükelleflerin, verilerini
Başkanlığa göndermiş olmaları, defter ve belgelere ilişkin
muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.
Diğer kurumlar tarafından
elektronik ortamda tutulan defter ve belgelerin kağıt
ortamında ibrazının istenmesi halinde, mükellefler elektronik
defter ve belgeleri kağıt ortamına aktararak bu
yükümlülüklerini yerine getirebileceklerdir.
Bu Tebliğde belirtilen veri
formatında yer almayan ve diğer Kanun hükümlerine göre
düzenlenmesi, kullanılması veya muhafazası gereken defter ve
belgelerin, kağıt ortamında düzenlenmesine, kullanılmasına ve
muhafaza edilmesine devam edilecektir.
8. Elektronik Defter ve Belge
Sistemine İlişkin Diğer Uygulamalar
Başkanlık, durumlarını da dikkate
alarak mükelleflerin;
1.
Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları belgelerin tamamı veya bir
kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında düzenleyerek ilgili
kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci
nüshalarını,
2.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterleri,
3.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterlerin yanında Vergi Usul Kanunu
uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin tamamı veya
bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında düzenleyerek ilgili
kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci
nüshalarını,
4.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterlerin yanında bu defterlerin dayanağı
olan belgelerden sadece alış ve gider belgesi mahiyetinde
olanları
veri formatına uygun şekilde
elektronik ortamda elektronik defter ve/veya belge olarak
muhafaza etmelerine, bir veya birkaçını uygulamalarına
(Tebliğin diğer bölümlerinde yer alan usul ve esaslara uyulmak
şartıyla) izin vermeye ve lüzumu halinde verilen izinleri
kaldırmaya yetkilidir.
9. İznin İptali ve Cezai
Müeyyideler
Elektronik verileri içeren DVD-R’ların
normal süresinden sonra yazılı olarak istenmesine rağmen
verilmemesi, Başkanlığa gönderilen ancak belirlenen formata
uygun olmaması nedeniyle kabul edilmeyen verilerin, yeniden
verilen süre içerisinde de verilmemesi halinde; bu Tebliğe
göre verilen izin Başkanlıkça iptal edilebilecektir. İzinleri
Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, 5 yıl süre ile bu Tebliğ
ile getirilen uygulamadan yararlanamayacaklardır.
İzni iptal edilen mükellefler, on
gün içinde defter ve belgelerini tasdik ettirecek veya
anlaşmalı matbaalara bastıracak ve eski usulde defter tutmaya
ve belge düzenlemeye başlayacaklardır.
Mükelleflerin elektronik ortamda
tuttukları defter ve belgelere ait DVD-R’ları veya gerekmesi
halinde orijinal verilerinin, yetkili kişilere ibraz
edilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun ilgili hükümlerine göre
işlem yapılacaktır.
Bu Tebliğ ile belirlenen usul ve
esaslara uymadıkları tespit edilenler adına, işledikleri fiile
göre Vergi Usul Kanununda yazılı cezalar uygulanacaktır.
Tebliğ olunur.
|